Tổ chức là sắp xếp đặt để người, việc có hệ thống có kế hoạch chặt chẻ để thực hiện công việc được thông suốt.
Quản trị là lãnh nhiệm vụ, đảm trách việc tổ chức, điều khiển trông nom về cơ cấu nhân sự, cơ sở, điều kiện vật chất, xúc tiến các hoạt động, giải quyết công việc hàng ngày của một cơ quan, xí nghiệp hay tổ chức đoàn thể.
GĐPT là một tổ chức giáo dục bao gồm thanh thiếu nhi (con người), các hoạt động và các điều kiện vật chất liên quan đến các hoạt động, nên công tác tổ chức và quản trị là việc làm tất nhiên, đầu tiên và quan trọng.
Tổ chức và quản trị một đơn vị GĐPT là nhiệm vụ chung của toàn BHT mà trước hết là Gia trưởng, LĐT và LĐP. Muốn tổ chức quản trị đơn vị GĐPT Gia trưởng, LĐT phải thấu đáo về cơ cấu tổ chức thành phần nhân sự, am hiểu thể thức hoạt động, điều hành, phân chia nhiệm vụ, sử dụng các phương tiện vật chất phục vụ cho các hoạt động. Sau đây là một số công việc thể thức chính yếu trong việc tổ chức quản trị một GĐPT mà người LĐT cần nắm vững.
I. CƠ CẤU THÀNH PHẦN NHÂN SỰ:
Chương III Nội quy GĐPT ban hành ngày 17/7/2013 có nói rõ thành phần nhân sự, cơ cấu tổ chức GĐPT các cấp cũng như quy định rõ chức năng nhiệm vụ của đơn vị GĐPT và được tổ chức, sắp xếp theo các quy định sau:
1. Thành phần Huynh trưởng:
Điều hành một đơn vị GĐPT là một BHT, thành phần gồm có các chức danh:
– 1 Gia trưởng
– 1 Liên đoàn trưởng và 1 hoặc 2 Liên đoàn phó nếu đơn vị có số lượng Huynh trưởng đoàn sinh đông.
– 1 Thư ký
– 1 Thủ quỹ
– Các Đoàn trưởng đoàn phó điều khiển các đoàn.
Bên cạnh BHT có thế có một Ban Bảo trợ.
2. Thành phần đoàn sinh:
Tuỳ theo tuổi và giới tính, đoàn sinh được phân chia theo ngành và tổ chức thành đoàn theo quy định sau:
* Đoàn sinh theo độ tuổi được chia thành 3 ngành:
– Từ 6 – 12 tuổi : Gọi là ngành Đồng (Oanh)
– Từ 13 – 18 tuổi : Gọi là ngành Thiếu
– Từ 19 tuổi trở lên : Gọi là ngành Thanh
* Theo giới tính thì chia thành 2: Ngành Nam và Ngành Nữ.
3. Tổ chức các đoàn:
Các đoàn được tổ chức theo ngành, giới với tên gọi và số lượng như sau:
– Ngành Đồng (hay ngành Oanh) gồm: Đoàn Nam Oanh vũ và đoàn Nữ Oanh vũ.
– Ngành Thiếu: Gồm đoàn Thiếu Nam và đoàn Thiếu Nữ.
– Ngành Thanh: Gồm đoàn Nam Phật tử và Nữ Phật tử.
* Cách cấu tạo, tên gọi đơn vị căn bản của đoàn là:
+ Ngành Oanh: Đoàn Nam Oanh vũ, Đoàn Nữ Oanh vũ chia ra từ 2 đến 4 ĐÀN, mỗi Đàn có từ 6 đến 8 em có ĐẦU ĐÀN và THỨ ĐÀN điều khiển.
+ Ngành Thiếu:
– Đoàn Thiếu Nam chia từ 2-4 Đội, mỗi đội có từ 6-8 em do ĐỘI TRƯỞNG và ĐỘI PHÓ điều khiển.
– Đoàn Thiếu Nữ chia ra từ 2-4 Chúng, mỗi Chúng cũng có từ 6-8 em do CHÚNG TRƯỞNG, CHÚNG PHÓ điều khiển.
+ Ngành Thanh:
– Đoàn Nam Phật tử có từ 2-4 Đội, mỗi đội có từ 6-8 đoàn sinh do Đội trưởng và Đội phó điều khiển.
– Đoàn Nữ Phật tử có từ 2-4 Chúng, mỗi chúng có 6-8 đoàn sinh do Chúng trưởng Chúng phó điều khiển/
Cần lưu ý:
+ Như vậy số lượng đoàn sinh trong một Đoàn có từ 12-32 em.
+ Trường hợp một ngành có lượng đoàn sinh quá nhiều thì nên chia thêm Đoàn và có Đoàn trưởng, đoàn phó riêng.
+ Để cho thống nhất tên gọi Đàn, Đội, Chúng được chọn là:
– Về Ngành Oanh, tên của các Đàn theo màu sắc chánh chim. Oanh vũ thứ tự là: Đàn Cánh Vàng, Đàn Cánh Nâu, Đàn Cánh Đỏ, Đàn Cánh Hồng kèm theo một tiếng reo tuỳ ý.
– Về ngành Thiếu, ngành Thanh: Tên gọi Đội, Chúng được chọn theo màu sắc hoa sen thứ tự:
– Đội (Chúng) Sen Vàng – Đội (Chúng) Sen Trắng-Đội (Chúng) Sen Hồng – Đội (Chúng) Sen Xanh, kèm theo một tiếng reo tuỳ ý.
4. Nhiệm vụ của các thành viên trong BHT:
Điều 15 chương III mục C Nội quy GĐPT quy định nhiệm vụ của các thành viên trong BHT có thể tóm tắt như sau:
+ Gia trưởng: Thu nhận Huynh trưởng và đoàn sinh vào Gia đình. Hướng dẫn Huynh trưởng hoạt động đúng theo Nội quy GĐPT và hiến chương của GHPGVN. Giữ gìn và phát huy tinh thần đoàn kết nội bộ Gia đình. Triệu tập và chủ trì các cuộc họp Ban Huynh trưởng Gia đình. Thay mặt BHT về mặt hành chánh và đối ngoại. Quan hệ chặt chẻ với vị trú trì, Ban Hộ tự để báo cáo tình hình sinh hoạt tu học và tranh thủ sự hỗ trợ cho Gia đình
+ Liên Đoàn trưởng:
– Điều hành hướng dẫn và hỗ trợ về chuyên môn cho các Huynh trưởng làm tốt nhiệm vụ.
– Lập kế hoạch sinh hoạt, tu học hằng tháng, hằng quý, hằng năm.
– Chịu trách nhiệm thực hiện chương trình tu học của Đoàn sinh, kế hoạch hoạt động Phật sự theo chỉ đạo của Ban Hướng dẫn Phân ban Gia đình Phật tử tỉnh, thành và những công tác Phật sự hỗ trợ Chùa, Niệm Phật đường.
– Tổ chức các cuộc lễ, trại, văn nghệ, triển lãm, công tác từ thiện xã hội…
Phối hợp với Thư ký Gia đình báo cáo 6 tháng, cuối năm lên Ban Hướng dẫn Phân ban Gia đình Phật tử tỉnh, thành .
+Liên Đoàn phó: Phụ tá cho Liên Đoàn trưởng, thực hiện các Phật sự do Liên Đoàn trưởng phân công.
+ Thư ký: Trợ lý Gia trưởng về hành chính, quản lý hồ sơ Gia đình, phối hợp với Liên Đoàn trưởng triển khai công tác Phật sự và lập báo cáo.
+Thủ quỹ: Phụ trách về thu chi của Gia đình, thiết lập sổ sách kế toán tài chính, giữ gìn vật dụng, tài sản và báo cáo trong cuộc họp hằng tháng của Ban Huynh trưởng Gia đình.
+ Các Đoàn trưởng, Đoàn phó: Thực hiện các phương án tu học, sinh hoạt của Ban Huynh trưởng đề ra, lên chương trình sinh hoạt hàng tuần và trực tiếp điều khiển sinh hoạt Đoàn.
* Nhiệm kỳ của Ban Huynh trưởng Gia đình là 03 năm
* Nếu có điều kiện thì đơn vị có thành lập một Ban bảo trợ nhằm hỗ trợ về vật chất và tinh thần cho GĐPT.
5. Điều kiện được công nhận thành lập GĐPT:
Theo điều 18 (chương IV) Nội quy thì một GĐPT được công nhận thành lập với mấy điều kiện:
– Tối thiểu phải có 2 Huynh trưởng đã qua huấn luyện huynh trưởng A Dục
– Số lượng đoàn sinh ít nhất phải đủ 2 Đoàn
– Phải kê khai lịch trình sinh hoạt theo mẫu hướng dẫn quy định.
– Được Ban Hướng dẫn Phân Ban GĐPT Tỉnh Thành xem xét chấp thuận trình Ban Hướng dẫn Phật tử và Ban Trị sự Phật giáo tỉnh, thànhhội ban hành quyết định công nhận.
II. QUẢN TRỊ VỀ SINH HOẠT CỦA ĐƠN VỊ GĐPT:
Đơn vị GĐPT có nhiều hình thức sinh hoạt, nhưng ta có thể xếp các sinh hoạt vào mấy loại chính sau đây:
1. Sinh hoạt thường lệ: Gồm các sinh hoạt về:
– Học tập định kỳ cho Huynh trưởng
– Hội họp để vạch dự án kế hoạch chương trình hoạt động, giải quyết các Phật sự, kiểm điểm, sơ kết tổng kết hoạt động …
2. Sinh hoạt đặc biệt: Tổ chức trại, du ngoạn, công tác từ thiện xã hội.
3. Sinh hoạt tu học riêng cho các Đoàn:
Thực hiện theo chương trình thường kỳ, định lệ đã vạch ra đúng theo nội dung chương trình tu học của đoàn sinh hàng tuần, hàng tháng.
Thời gian một buổi sinh hoạt tu học của Đoàn sinh không quá 2 giờ 30 phút.
4. Tổ chức lễ lược:
Đây cũng là loại sinh hoạt đặc biệt nhưng thuộc về mặt nghi lễ, lễ lược.
5. Ngoài ra đơn vị còn có thể tổ chức triệu tập Hội đồng Huynh trưởng, thành phần là toàn Ban Huynh trưởng để:
– Vạch định chương trình sinh hoạt hàng năm
– Duyệt xét báo cáo
– Lập hội đồng xét, đề nghị xếp cấp Huynh trưởng
– Lập hội đồng phê bình kiểm thảo, giải quyết các Huynh trưởng, đoàn sinh phạm kỷ luật
– Lập hội đồng thi vượt bậc và vấn đề quan trọng khác.
6. Đơn vị còn cần nghiên cứu kế hoạch tương trợ cho Huynh trưởng đoàn sinh khi hữu sự: Hiếu hỷ, tai nạn, ốm đau …
III. QUẢN TRỊ VỀ GIAO DỊCH HÀNH CHÁNH:
1. Giao dịch: Giao dịch của đơn vị GĐPT có 2 phạm vi:
a. Đối nội:
– Thư từ, văn thư liên lạc trong BHT
– Giao dịch với các đơn vị bạn
– Thư từ văn thư giao dịch theo ngành dọc với Ban đại diện GĐPT huyện hay thị xã, với Phân ban hướng dẫn GĐPT tỉnh.
b. Đối ngoại:
Mọi giao dịch có tính cách đối ngoại đều thông qua đại diện Ban Hộ tự hoặc Sư trú trì.
2. Hành chánh GĐPT
Hành chánh đơn vị GĐPT bao gồm sổ sách, văn thư, văn kiện các loại … cần phải được nghiên cứu đúng mẫu, đúng quy cách, được quản thủ cẩn thận. (Các Huynh trưởng phụ trách, liên quan công tác quản lý hành chánh như Gia trưởng, LĐT, Thư ký, Thủ quỹ, cần phải tham dự các khoá học chuyên năng về Hành chánh, tìm hiểu tài liệu Hành chánh để nắm rõ cách thức thực hiện quản lý hành chánh, mà trong trại HLHuynh trưởng không thể có thời gian để phổ biến đầy đủ được). Ở đây chỉ nêu một cách tổng quát sổ sách của đơn vị GĐPT gồm có một số cần thiết:
Sổ danh bộ Gia đình
- Sổ danh sách Ban Huynh trưởng
- Sổ danh sách đoàn sinh
- Sổ biên bản
- Sổ Tài chính
- Sổ Nhật ký
- Sổ khí mãnh
- Lịch sử gia đình
- Sổ thông tin
- Sổ tường thuật
- Sổ lưu niệm
- Kẹp lưu văn thư đi
- Kẹp lưu văn thư đến
- Kẹp lưu hồ sơ văn kiện pháp quy như quyết định các loại
* Về phần các Đoàn cũng cần phải có các loại sổ sách riêng cho mỗi Đoàn, tương tự như trên.
Các loại văn kiện, thư từ … cũng phải được thực hiện đúng kiểu mẫu như tiêu đề, niêm hiệu, quyền hạn ký gửi, phê chuyển, văn phong phù hợp, hình thức lịch sự trang trọng thể hiện tinh thần đạo pháp, tính tổ chức và văn hoá của GĐPT.
IV. QUẢN TRỊ VỀ CƠ SỞ VẬT CHẤT, TÀI CHÍNH:
Phương tiện vật chất liên quan đến hoạt động của GĐPT có 2 thứ chính:
1. Văn phòng, đoàn quán, khí mãnh, vật dụng:
Nếu có điều kiện và phương tiện, mỗi đơn vị nên thiết lập một VĂN PHONG tại Niệm Phật đường, hay xây dựng một ĐOÀN QUÁN để làm nơi sinh hoạt, hội họp, làm việc, quản thủ hồ sơ khí mãnh đồng thời trưng bày thể hiện sức sống của đơn vị, nơi gắn kết tinh thần Huynh trưởng đoàn sinh với đơn vị và tổ chức.
2. Tài chánh:
Tài chánh là huyết mạch và là phương tiện cần thiết để đơn vị có điều kiện thuận lợi thực hiện mọi hoạt động được dễ dàng và kết quả tốt.
Vì vậy đơn vị cần có kế hoạch kinh tài một cách hợp pháp. Nguồn thu tài chánh của đơn vị GĐPT có thể do Huynh trưởng và đoàn sinh đóng góp định kỳ hay hỷ cúng, thu do tổ chức các cuộc vui văn nghệ, do các vị hảo tâm hỷ tặng, ban bảo trợ hay giáo hội địa phương tài trợ…
Sổ tài chánh là một thứ sổ sách rất quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ hành chánh của đơn vị.
Sổ thu chi tài chánh do thủ quỹ thực hiện, cập nhật hoá, quản thủ ghi chép rõ ràng, đầy đủ đúng nguyên tắc. Việc chi tiêu, xuất nhập phải theo lệnh của Gia trưởng, đúng thể thức, có chứng từ hợp lệ. Cứ ít nhất 3 tháng một lần kết toán thông qua phiên họp Ban Huynh trưởng.
KẾT LUẬN:
Tóm lại tổ chức và quản trị một GĐPT là tổ chức quản trị về cơ cấu nhân sự, quản trị hoạt động, quản trị hành chánh, quản trị cơ sở vật chất và tài chánh…
Việc tổ chức quản trị như vậy mới xem qua tuy không có gì to lớn, nhưng thật ra là rất phức tạp khó khăn và tế nhị đòi hỏi các thành phần Huynh trưởng trách nhiệm phải thấu đáo nguyên tắc, thể thức và nhất là phải có tinh thần thiện chí, ý thức trách nhiệm cao mới có thể chu toàn được.
Ban Huynh trưởng, nhất là thành phần được xem là Thường vụ (Gia trưởng, LĐT, LĐP, Thư ký, Thủ quỹ) cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng, học tập rốt ráo để có thể thực hiện việc quản trị đơn vị hoạt động có nề nếp, quy cũ, tiến triển thể hiện sức sống và nêu cao giá trị tổ chức của GĐPT vậy.
Một Gia đình Phật tử được cho là ổn định vững mạnh không thể thiếu 2 yếu tố sau:
- Về tình cảm : Trong sáng trong tình Lam, trong sáng trong quan hệ nam nữ
- Về tài chính: Rõ ràng, phân minh
